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Dicas para uma comunicação sem estresse

Aceitar novos projetos de desenvolvimento web é emocionante. Mas, algumas vezes, existe uma sensação de pavor que acompanha o trabalho com um novo cliente.

  • Eles tentarão entrar em contato com você em horários estranhos?
  • Eles se envolverão em conversas condizentes e pertinentes ao projeto?
  • Eles exigirão mudanças no projeto depois de terem aprovado o que está sendo feito?
  • Eles verão vários outros sites e exigirão detalhes que não estariam em acordo com o projeto visual proposto?
  • Eles tentarão engessar seu trabalho criando listas de tarefas que acham que você deveria executar?

Isso pode soar como um exagero, mas o medo pode ser real e estes fatos realmente acontecem.

Trabalhar com um cliente “ruim” pode adicionar muito estresse à sua vida e deixá-lo desconfiado de projetos futuros a serem feitos para este tipo de cliente.

E, claro, é provável que haja alguns clientes realmente ruins por aí que não sabem o que querem ou são simplesmente rudes.

Mas a grande maioria do estresse do desenvolvimento da web está relacionada a falhas de comunicação.

E acho que todos podemos concordar, isso é algo que pode ser consertado com estas Dicas para uma Comunicação sem Estresse.

Portanto, com esse objetivo em mente, vamos hoje falar sobre como podemos melhorar as habilidades com Dicas para uma Comunicação sem Estresse para tentar promover melhores relacionamentos com o cliente e reduzir o estresse relacionado ao projeto.
Vejamos estes tópicos:

  • Estabeleça Expectativas
  • Crie um plano sólido
  • Crie uma proposta e um orçamento
  • Use questionários de clientes
  • Desenvolva um escopo de projeto
  • Assine contratos
  • Estabeleça Entregáveis
  • Seja um ouvinte melhor
  • Pratique entrevistas com clientes
  • Não deixe o cliente se perguntar
  • Defenda o melhor interesse do cliente
  • Não deixe o cliente se perguntar

Estabeleça Expectativas

Uma das melhores maneiras de reduzir o estresse em todos os seus projetos de desenvolvimento da web é estabelecer (e gerenciar) expectativas.

A comunicação clara é como você pode fazer isso. Algumas etapas ​​que você pode realizar incluem:

Crie um plano sólido.

O que constitui um “plano sólido” será abordado nas próximas seções, mas por agora, apenas saiba que quanto mais informações você se comprometeu com papel e caneta sobre um projeto, mais provável é que você evite que a coisa toda saia dos trilhos.

Use questionários de clientes.

Você deve fazer a clientes tantas perguntas quanto possível sobre o que eles querem antes de começar.

Isso ajuda a reduzir as surpresas ao longo do caminho (para vocês dois), encurtar a duração do projeto e reduzir o número de revisões necessárias.

Existem muitos exemplos online, mas encontramos dois – um no Scribd e um no Rapid Web Launch Blog que você pode consultar.

Crie uma proposta e um orçamento.

Depois de passar por todas as suas perguntas e chegar a uma visão para o projeto, escreva-a, esta é a sua proposta.

Torne-o o mais detalhado possível. Inclua todos os resultados relevantes e suas respectivas datas.

Desenvolva um escopo de projeto.

Isso faz parte da sua proposta e do seu contrato, mas queríamos ter certeza de que o chamamos pelo nome aqui, porque é essencial para o sucesso do projeto.

O aumento do escopo é algo muito real e, a menos que você tenha todos os detalhes de um projeto definidos por escrito, há uma chance muito real de que um cliente, mais do que provavelmente, não de forma proposital, possa tirar vantagem.

Mas o aumento do escopo ainda pode causar estragos em um projeto e levar à frustração de todos os envolvidos. Defina um número limitado de revisões para ajudar a mitigar isso tanto quanto possível.

Assine contratos.

Ambas as partes precisam assinar um contrato. Sem dúvida. Ambos precisam concordar com os termos definidos em sua proposta e escopo e também com o orçamento.

Ter tudo isso escrito com as assinaturas anexadas ajudará a evitar confusões e desacordos no futuro.

Se você deseja tornar ainda mais fácil para os clientes concordarem com seus termos, dê a eles a opção de assinar por meio de assinatura eletrônica.

Estabeleça Entregáveis

Muitas vezes, os maiores estressores relacionados a projetos de desenvolvimento web envolvem entregas de alguma forma, sejam as datas de vencimento ou o que as entregas realmente são.

Estas são as coisas que você precisa identificar antes mesmo de começar em um projeto (ou logo após o início):

Qual é o principal resultado : neste caso, é provável que seja bastante claro. É provável que você entregue um site.

  • Quantas peças constituirão o produto final?É sempre uma boa ideia dividi-lo em partes lógicas. Portanto, um site pode ser dividido em um esboço de site, um design de página inicial, um design de loja, etc. Você pode fazer isso página por página, recurso por recurso ou qualquer outra coisa que faça sentido para a sua situação.
  • Quando você enviará os resultados?Atribua uma data de vencimento para cada uma das partes acima e certifique-se de deixar tempo suficiente para revisões.
  • Como você enviará os resultados?Você criará um ambiente protegido por senha para que os clientes façam login e visualizem o andamento de seus projetos
  • Como o cliente deve fornecer feedback?Certifique-se de que suas expectativas sejam expressas em termos de como você deseja receber sugestões do cliente.
  • Faça as perguntas certasUm dos maiores erros que os freelancers em geral cometem é deixar de fazer as perguntas certas.

Veja, não é seu trabalho ler a mente do cliente. É seu trabalho dizer a você o que eles querem.

Muitos desenvolvedores abordam um projeto como se precisassem ter a resposta para tudo de cara, mas isso não é necessário. Ouvir o cliente e determinar quais recursos ele deseja é sua melhor aposta.

Mas se o cliente está tendo problemas para articular o que deseja, o que você faz então? Ora, faça muitas perguntas, é claro.

Perguntar ao cliente: “O que você deseja no seu site?” não é suficiente, no entanto.

Você precisa ser específico. Aqui está uma lista de perguntas a serem feitas se você estiver tendo problemas para descobrir o que o cliente deseja:

  • O que você deseja que seu site alcance?
  • Como você planeja usar o site para promover seus objetivos de negócios?
  • Você tem um guia de estilo da empresa?
  • Existem exemplos de sites que você gostaria de espelhar?

Você pode pensar que sabe o que o cliente deseja, mas a menos que queira arriscar ter que começar um projeto novamente, esclareça todos os detalhes antes de mergulhar em um site.

Se você investiu tempo fazendo perguntas e criando um contrato detalhado, você deve estar bem até aqui. Mas há um detalhe que muitas pessoas esquecem quando trabalham com um novo cliente.

É sua pessoa de contato quem toma as decisões na empresa ou eles respondem a outra pessoa?

Você precisa saber disso porque seu contato pode fazer um comentário passageiro como “Parece bom”, porque é a opinião dele e, alguns dias depois, você poderia receber uma mensagem que diz: “Bem, na verdade, queremos seguir em uma direção diferente”. E, a menos que você pergunte à queima-roupa às vezes, pode não saber esse detalhe importante.

Portanto, descubra quem tem o poder de tomar decisões do lado do cliente. Em seguida, ajuste suas expectativas para atender a essas informações.

Se houver várias pessoas que terão a palavra final no design do site, chegue a um acordo sobre quando elas divulgarão suas opiniões. Defina prazos claros para que o cliente forneça feedback também.
Por fim, definir um limite claro de revisões em seu contrato (conforme discutido acima) pode ajudar os clientes a ver que é do seu interesse garantir que todas as partes que desejam / precisam estar envolvidas na tomada de decisão falem em tempo hábil.

Fique longe do jargão técnico

Como um cliente pode tomar decisões corretas se não entender o que você está dizendo?

Embora possa ser fácil cair no jargão, especialmente se você conversa principalmente com outros designers e desenvolvedores, você deve fazer um esforço para colocar as coisas em termos simples ao falar com os clientes.

Veja, às vezes, os clientes concordam com algo porque sabem que você é o especialista e não querem questionar o que você disse.

Portanto, imagine a surpresa deles quando você enviar o projeto, e não é nada como eles imaginaram, eles ficarão desapontados porque perceberão que concordaram com algo que não queriam.

Claro, o cliente deveria ter pedido esclarecimento, mas você não deveria colocá-lo na posição de precisar perguntar.

Não é necessário segurar seu cliente durante uma aula de desenvolvimento web, mas você deve reservar um tempo para explicar e definir os termos que eles precisam saber para tomar decisões sobre a aparência e o funcionamento de seu site.

Seja direto em seu discurso e simplifique sempre que necessário.

Seja um ouvinte melhor

Às vezes, você pode eliminar o estresse de seus projetos de desenvolvimento web simplesmente ouvindo.

Se você fez ao cliente um monte de perguntas, você tem muitas informações para trabalhar. Reveja suas anotações e veja se consegue definir corretamente o que seu cliente deseja em uma declaração simples.

Então, enquanto estiver trabalhando no site, mantenha esta declaração em mente.

Você também deve ter isso em mente durante todas as futuras interações com o cliente. Se uma conversa parecer contradizer as informações de suas entrevistas iniciais, peça esclarecimentos ao cliente.

Talvez você simplesmente tenha entendido mal. Talvez eles tenham esquecido momentaneamente seus objetivos principais.

Independentemente disso, ouvir garante que você e o cliente permaneçam sempre na mesma página e que atendam continuamente às expectativas um do outro.

Pratique entrevistas com clientes

Grande parte do sucesso de avançar com projetos sem estresse é ser um comunicador claro e conciso.

Se falar não é o seu ponto forte, é uma boa ideia praticar com alguns de seus colegas. Um de vocês pode fingir ser o cliente em um projeto de desenvolvimento falso de sua escolha. Então você pode se revezar no RPG.

Essa é uma ótima maneira de interpretar como uma entrevista com o cliente pode ser e ver quais tipos de perguntas geram as respostas mais informativas.

Não deixe o cliente se perguntar

É normal passar alguns dias entre as comunicações com um cliente, especialmente se você estiver realmente concentrado em um projeto.

No entanto, se o seu cliente ligar ou enviar um e-mail, é uma boa ideia responder no mesmo dia, se possível. Isso mostra atenção e faz com que o cliente se sinta uma prioridade.

Se o cliente ficar impaciente e precisar checar com você para ver como o projeto está indo, você está esperando muito tempo.

É claro que alguns clientes podem simplesmente precipitar-se um pouco e esperar resultados imediatos. Na maioria das vezes, no entanto, seus clientes querem apenas ficar por dentro, portanto, mantenha-os informados.

Há uma exceção, é claro. Os clientes não devem esperar uma resposta imediata fora do horário comercial ou nos fins de semana.

Mesmo que você trabalhe às 2 da manhã, não tenha o hábito de responder a e-mails nessa hora. Vai dar a impressão de que você está sempre disponível. Os limites são uma coisa boa.

Defenda o melhor interesse do cliente

Você deve sempre ouvir o que o cliente tem a dizer e respeitar sua opinião. No entanto, às vezes um cliente estará errado.

E isso pode levar a algumas situações potencialmente estressantes. A chave é saber quando deixá-lo ir e quando se manter firme.

Se você entrar em desacordo sobre um aspecto de um site que está construindo, dê um passo para trás e avalie o que o cliente está dizendo. Eles podem simplesmente estar mal informados.

Nesse caso, forneça o contexto e o máximo de informações possível sobre por que as coisas precisam permanecer as mesmas / ser alteradas / o que mais se adequar à sua situação.

Se os desejos do cliente por um site forem destrutivos para seus negócios, por favor, fale! Não guarde para você o descontentamento que está sentindo. Mesmo que sua fala deixe o cliente desconfortável a ponto de cancelar o contrato, deixar de lhe pagar e deletar o site que você gastou tanto tempo para fazer tudo dar certo.

Pior que perder dinheiro é perder o seu tempo

No entanto, se for apenas algo pequeno ou se resumir à preferência, pode ser melhor deixar para lá. Afinal, este é o site deles.

Remova o estresse de seus projetos de desenvolvimento web

Ao abordar um projeto de desenvolvimento da Web com um novo cliente, é vital que você reserve um tempo para discutir os detalhes e criar um plano de comunicação detalhado.

Pular os estágios de planejamento e os detalhes do contrato é pedir problemas e muito estresse mais tarde. Portanto, não faça isso.

Planeje com antecedência, esteja preparado e seja um comunicador eficaz

Desse ponto em diante, seus nervos anteriormente atingidos irão agradecer

Este artigo é uma tradução, com pequenas alterações, do artigo
communication with clients

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